4.3 सरकारी लेखा प्रणाली र लेखापरीक्षण सम्बन्धी जानकारी

लेखा/लेखाप्रणाली

       लेखा भन्नाले कारोबार भएको व्यहोरा देखिने गरी प्रचलित कानून बमोजिम राखिने अभिलेख, खाता, किताब आदि र सो कारोबारलाई प्रमाणित गर्ने अन्य कागजात समेतलाई सम्झनु पर्छ भने लेखा प्रणाली भन्नाले कारोबारको पहिचान, मापन विश्लेषण, वर्र्गीकरण अभिलेखांकनदेखि प्रतिवेदनसम्मका सम्पूर्ण कार्यको समष्टिलाई बुझिन्छ ।

          American Accounting Standard 1966 का अनुसार "Accounting is the process of indentifying, measuring and communicatiing economic information to permit informed judgements and decisions by the users ofaccounts."

दोहोरो लेखा प्रणाली

       आर्थिक कारोबारमा संलग्न दुवै पक्षको अवस्थालाई देखाउने गरी राखिने लेखालाई दाहोरो लेखा प्रणाली भनिन्छ । दोहोरो लेखामा कारोबारलाई डेबिट र क्रेडिट महलमा राखिन्छ र डेबिट र क्रेडिटको जम्मा रकम बराबर हुनुपर्दछ । दाहोरो लेखा प्रणालीका जन्मदाता ल्युका पेसीओली (Luca Pacioli) लाई मानिन्छ । दोहोरो लेखा प्रणाली इटालीका ल्युका पेसीओलीद्वारा सन् 1494 मा सामा द अर्थमेटिका (Summa de Arithmetica) नामक पुस्तक मार्फत सार्वजनिक गरियो । उदाहरणका लागि कुनै सवारीसाधन खरिद गर्दा साधन भित्रिने र नगद बाहिर जान्छ । यसले नगद खाता र सवारी साधन खातामा दुवैतिर प्रभाव पार्छ । त्यसैले यस्तो प्रणालीलाई दोहोरो लेखा प्रणाली भनिएको हो ।

विशेषताहरू

• दोहोरोप्रभाव पार्ने
• वैज्ञानिकछ ।
• अंकगणितीयहिसाबले वास्तविक हिसाब दिने
• कारोबारकोपूर्ण विवरण दिने
• गल्तीपत्ता लगाउन सहज (Trail Balance बाटै कतिपय गल्ती थाहा पाइने)

दोहोरो स्रेस्ता (लेखा) प्रणालीको फाइदाहरू

• प्रत्येककारोबारको पूर्ण लेखा राख्ने ।
• व्यवसायकोवास्तविक नतिजा थाहा पाउन सहज हुने ।
• व्ययवसायकोवित्तीय स्थिति छर्लङ्ग हुने ।
• अंकगणितीयशुद्धताको पहिचानमा सहज ।
• तुलनागर्न सहज हुँदा गल्ती र कमजोरी कम गर्छ ।

सरकारी लेखा प्रणाली   

             सरकारको आय, व्यय र अन्य कारोबारको अभिलेख राख्ने र प्रतिवेदन गर्ने कार्यलाई सरकारी लेखा प्रणाली भनिन्छ । नेपालमा दोहोरो स्रेस्तामा आधारित लेखा प्रणाली नै प्रचलनमा छ । यो वि.सं. २०१८ चैतदेखि प्रचलनमा छ ।

सरकारी लेखाको विशेषता

• सार्वजनिकता,
• व्यापकदायरा,
• सरकारकोआर्थिक कार्यप्रणालीसँग सापेक्ष हुने,
• दोहोरोप्रभाव
• विशिष्टीकरण
• सरकारीवित्तीय निर्णयको आधार
• निश्चितसरकारी फारामहरूको प्रयोग
• विभिन्नकोषहरूको व्यबस्था

सरकारी लेखाप्रणालीको उद्देश्य  

१. जनताप्रति सरकारी कार्यको उत्तरदायित्व बहन गर्नु,

२. वित्तीय अनुशासन र पारदर्शिता,

३. सार्वजनिक स्रोतको कुशल प्रयोगको सुनिश्चितता प्रदान गर्नु,

४. सरकारी नगदी जिन्सीको सुरक्षा,

५. वित्तीय सूचना उपलब्ध गराउनु,

६. सरकारी निर्णयमा पृष्ठपोषण,

७. आन्तरिक नियन्त्रण र अनुगमन मूल्याङ्कनको आधार,

८. लेखा प्रणालीमा एकरूपता कायम गर्नु,

सरकारी लेखा प्रणालीको महत्व

• बजेटनियन्त्रण गर्न
• वित्तीयउत्तरदायित्व निर्वाह गर्न
• सरकारकोवित्तीय तथा आर्थिक नीति निर्माणमा सूचनागत सहयोग
• सरकारकाकार्यक्रमको लागत प्रभावकारिताका बारेमा जानकारी लिन
• सरकारीकार्यक्रमको उपलब्धि मूल्याङ्कनका लागि
• खर्चनियन्त्रणको औजार,
• नगदप्रवाह नियन्त्रण गर्ने बलियो आधार

लेखा प्रणालीका सिद्घान्तहरू

        लेखा प्रणालीसँग सम्बन्धित व्यक्तिहरूले पालन गर्नैपर्ने मार्गदर्शक सिद्धान्त नै लेखा प्रणालीका सिद्घान्तहरू हुन् ।

१. निश्चित अवधिको सिद्धान्त (Periodic principle)

२. दोहोरो मापनको सिद्धान्त (Principle of Dual effect)

३. मौद्रिक मापनको सिद्धान्त (Principle of Monetary Measurement)

४. मूल्य सिद्धान्त (Principle of Cost)

५. समायोजनको सिद्धान्त (Principle of Matching Concept)

६. स्थिरताको सिद्धान्त (Principle of Consistancy)

७. निरन्तरताको सिद्धान्त (Principle of Going Concern)

८. व्यवसायिक अस्तित्वको सिद्धान्त (Principle of Entity (Business Entity) व्यवसाय र यसको मालिक अलग हुन् ।)

८. प्रोदभावी लेखाको सिद्धान्त (Principle of Accural Accounting)

१०. प्राप्तिको सिद्धान्त (Principle of Realization) (वास्तविक प्राप्तिलाई आधार मान्नुपर्छ ।)

प्रचलन/परम्पराहरू

क) सुरक्षाको परम्परा (Conservatism)     ख) पूर्ण पारदर्शिता

ग) एकरूपता                                           घ) सान्दर्भिकता

सरकारी लेखा प्रणालीको सिद्धान्त

१. कानूनको सिद्धान्त                           २. सार्वजनिक कोषको सिद्धान्त

३. बजेट नियन्त्रणको सिद्धान्त              ४. आय वर्षको सिद्धान्त

५. परल मूल्यको सिद्धान्त                     ६. सरलताको सिद्धान्त

७. एकरूपताको सिद्धान्त                       ८. तटस्थता (राजनैतिक रूपमा)

९. दोहोरो लेखाको सिद्धान्त                    १०. नगद र प्रोदभावीको सिद्धान्त

११. वित्तीय उत्तरदायित्वको सिद्धान्त         १२. स्पष्टताको सिद्धान्त (यथार्थ चित्रण)

नेपालमा प्रयोगमा रहेका वर्तमान लेखा प्रणाली/स्रेस्ता प्रणाली

१. विनियोजन स्रेस्ता – वि.सं.२०१८/०१९देखि प्रचलनमा,

२. जिन्सी स्रेस्ता – वि.सं.२०२० देखि लागू

३. राजस्व स्रेस्ता – वि.सं. २०३१/०३२ (२०६३ देखि दोहोरो लेखामा)

४. धरौटी स्रेस्ता – २०४५ देखि सुरु

५. आयोजना स्रेस्ता – २०५२/०५३ देखि

नेपाल सरकारको लेखा प्रणालीलाई केन्द्रीयस्तर र कार्य सञ्चालनस्तर गरी छुट्याउन सकिन्छ :

(क) केन्द्रीयस्तर लेखा प्रणालीको परिचय : केन्द्रीयस्तरका निकायहरूले प्रतिवेदन गर्ने गरी राखिने अभिलेखलाई केन्द्रीयस्तर लेखा भनिन्छ । केन्द्रीय लेखा विशेष गरी नीति निर्माण गर्नका लागि आवश्यक सूचना दिन, कार्य सञ्चालन लेखालाई समन्वय गर्न, नियन्त्रण गर्न राखिन्छ ।

केन्द्रीयस्तर लेखाको आवश्यकता

• वित्तीयनियन्त्रण
• आर्थिकक्रियाकलापबीच समन्वय
• अनुगमन/मूल्याङ्कन
• कार्यसञ्चालनस्तरका कार्यालयको बजेट खर्च र निकासा सम्बन्धमा एकीकृत हिसाब राख्ने लेखा ।

(ख) कार्य सञ्चालनस्तरको लेखा परिचय : सरकारी कार्यालयहरूले कार्य सञ्चालन गर्ने क्रममा खर्च गर्दा, आम्दानी गर्दा  वा धरौटीमा रकम जम्मा गर्दाको अवस्थामा कारोबार गर्ने निकायमै राखिने लेखालाई नै कार्य सञ्चालनस्तरको लेखा भनिन्छ । सरकारी लेखालाई केन्द्रीयस्तर र कार्य सञ्चालनस्तर गरी विभाजन गरेर हेर्दा कार्य सञ्चालन लेखा वास्तविक रूपमा कार्य सञ्चालन गर्ने क्रममा राखिन्छ र यसको प्रतिवेदन आधारमा केन्द्रीय लेखा राख्ने गरिन्छ । कार्यसञ्चालन लेखा वास्तविक कामसँग सम्बन्धित हुन्छ । जिल्ला, क्षेत्र, अञ्चलस्तरीय कार्यालयहरूले कार्य सञ्चालनस्तरको लेखा राख्दछन् । विभाग, मन्त्रालय र अन्य केन्द्रीयस्तरका कार्यालयहरूले केन्द्रीय लेखाका अतिरिक्त आफ्नो निकाय सञ्चालनार्थ गरिने आर्थिक कारोबारको कार्य सञ्चालन लेखा समेत राख्दछन् ।

कार्य सञ्चालनस्तरको लेखाका कार्यहरू

• प्रत्यक्षकार्यसम्पादनका बिन्दुमा खर्च गर्नु ।
• लेखांकनगर्नु ।
• प्रतिवेदनगर्नु ।
• Budgetनिर्माणमासहभागी हुनु ।
• केन्द्रीयलेखाका लागि आवश्यक सूचना र तथ्याङ्क प्रदान गर्नु,

विनियोजन स्रेस्ता परिचय

        स्वीकृत बजेटको आधारमा विभिन्न शीर्षकहरूमा छुट्याइएको बजेट रकम खर्च जनाउने, निकासा प्राप्त रकम आम्दानी जनाउने र यी कार्यको प्रतिवेदन गर्ने कार्यका लागि तयार पारिएको लेखा प्रणालीलाई नै विनियोजन स्रेस्ता प्रणाली भनिन्छ ।

जिन्सी स्रेस्ता परिचय

        जिन्सी मालवस्तुको आम्दानी तथा खर्च के कसरी भयो ? कुन सामान के कस्तो अवस्थामा छ ? भनी देखाउने लगायत जिन्सी व्यवस्थापनका काम कारवाहीलाई व्यवस्थित गराउन राखिने लेखालाई जिन्सी लेखा भनिन्छ । अर्थात जिन्सी लेखा जिन्सी सामान सम्बन्धी लेखांकन हो ।

राजस्व स्रेस्ता परिचय

        कर तथा गैर करजन्य राजस्व रकम असूल गरी नेपाल सरकारको सर्वसञ्चित कोषमा दाखिला गर्ने, त्यसको लेखांकन गर्ने र प्रतिवेदन गर्नेसम्मका कार्यहरू गर्न तयार गरिएको प्रणालीलाईनै राजस्व लेखा प्रणाली भनिन्छ ।

धरौटी स्रेस्ता परिचय

       कुनै काम गर्नका लागि कार्यालयमा नगद जमानत राखिएको रकमलाई धरौटी भनिन्छ । सरकारी ठेक्कामा सहभागी हुन वा कर निर्धारणपूर्व अग्रीम बुझाउन वा अदालतको आदेश बमोजिम नगद जमानत स्वरूप धरौटी लिने गरिन्छ । धरौटी रकम आम्दानी गर्ने, खर्च गर्ने, त्यसको वार्षिक विवरण तयार पार्ने लगायतका कार्यसँग सम्बन्धित धरौटी भौचर, खाता, प्रतिवेदन, फारामहरू आदि कागजातलाई धरौटी स्रेस्ता भनिन्छ ।

आयोजना स्रेस्ता परिचय

        सामान्यतया वैदेशिक सहायतामा सञ्चालित आयोजनाहरूको आम्दानी, खर्च र बाँकीको अवस्था देखिने गरी राखिने लेखालाई आयोजना श्रेस्ता भनिन्छ । नेपाल सरकारको लेखा प्रणालीमा आयोजना लेखा भन्नाले वैदेशिक सहायता समावेश भएको आयोजनाहरूमा स्रोतगत र रकमगत आम्दानी खर्च गरी तयार गरिएको लेखा, अभिलेख र सोको प्रतिवेदन समेतलाई जनाउँछ ।

        आयोजनामा रहने केन्द्रीयस्तरका ऋण वा सहायक खाताहरू, विशेष खाताहरू, आर्थिक विवरणहरू, आयोजनाले प्राप्त गरेको ऋण वा अनुदान, विशेष इम्प्रेस्ट कोषको लेखा तथा प्रतिवेदनहरू र दातृ निकायबाट सोधभर्ना वा सम्पूर्ति हुनुपर्ने ऋण वा अनुदानको विवरणको समग्र रूपलाई आयोजना लेखा भनिन्छ । नेपालमा आ.व. ०५२/०५३ देखि आयोजना लेखा प्रणालीको शुरुवात भएको हो ।

आयोजना लेखामा राख्नुपर्ने अभिलेख तथा प्रतिवेदनहरू

• मुख्यऋण खाता                                              • सहायक ऋण खाता
• ऋणभुक्तानी अनुगमन खाता                              • स्पेसल इम्प्रेस्ट खाता
• खर्चविवरणको अभिलेख (SOE register)           • आयोजना लेखा आदि

CGAS (Computerized Government Accounting System)

         Computerized Government Accounting System को छोटकरी रूप नै CGAS हो । नेपाल सरकारको सार्वजनिक लेखा प्रणालीलाई सुधार गर्ने उद्धेश्य अनुरूप यो प्रणाली तयार गरी नेपालभर ७५ जिल्लामा रहेका कोष तथा लेखा नियन्त्रक कार्यालय,काठमाण्डौ उपत्यकाका ४ र कास्की जिल्लाका १५ खर्च इकाइहरू (Spending Units) मा परीक्षणको रूपमा लागू भएको छ । यो प्रणाली पूर्ण रूपमा लागू भए पश्चात नेपाल सरकारको सम्पूर्ण लेखा सम्बन्धी कारोवार कम्प्युटीकृत हुने र एकिकृत हुनेछ ।

सरकारी लेखा प्रणालीमा प्रयोग हुने प्रमुख फारामहरू

गोश्वरा भौचर

      आर्थिक कारोबारको सुरु अभिलेख फारामनै गोश्वरा भौचर हो । कुनै पनि आर्थिक कारोबार गोश्वरा भौचरबिना सुरुवातनै हुँदैन । यो महत्वपूर्ण फाराम हो । यसमा आर्थिक कारोबारको विस्तृत विवरण उल्लेख गरिएको हुन्छ । गोश्वरा भौचर प्रत्येक कारोबार पिच्छे फरक–फरक बनाउनुपर्छ । यसलाई म.ले.प.फा.नं १० ले जनाइन्छ । यसलाई निम्न अनुसार चार खण्डमा विभाजन गर्न सकिन्छ ।

प्रथम खण्ड

१) कारोबार गर्ने कार्यालयको नाम

२) गोश्वरा भौचरको सिलसिलेवार नम्बर

३) गौश्वरा भौचरको मिति

द्वितीय खण्ड

१) संकेत नम्बर (मुल कागजातको बिल नं., आदेश नं., पत्र संख्या नं. आदि)

२) व्यहोरा : व्यहोराको हरफमा जुन खातालाई डेबिट गर्नुपर्ने हो सो खाताको नाम, अर्को लहरमा क्रेडिट गर्नुपर्ने खाताको नाम र कोष्ठभित्र कारोबारको संक्षिप्त व्यहोरा चढाउनु पर्दछ ।

३) खाता पाना नं. : डेबिट/क्रेडिट गरेको रकम सम्बन्धित लेजर खातामा प्रविष्ट (posting) गरेको छ भने सो खातामा जति नम्बरको पानामा प्रविष्ट गरेको हो सो पाना नं. ।

४) हिसाब नं. – आम्दानी र खर्चको रकमको वर्गीकरण अनुसारको राजस्व शीर्षक वा खर्च शीर्षक ।

५) डेबिट महल – डेबिड गर्ने अंग

६) क्रेडिट महल – क्रेडिट गर्ने अंग

तृतीय खण्ड

१) रसिद नम्बर : रकम प्राप्त हुन आउँदा काट्ने रसिदको नम्बर

२) चेक नम्बर : कसैलाई भुक्तानी दिएको भएमा उक्त चेकको नम्बर

चतुर्थ खण्ड

१) पेश गर्नेको नाम, दर्जा, मिति खुलाउनु पर्ने

२) सदर गर्नेको नाम, दर्जा, मिति खुलाउनु पर्ने

डेबिट र क्रेडिट कसरी गर्ने ?

डेबिट

• सम्पतिबढेको
• दायित्वघटेको/आम्दानी घटेको
• खर्चकोसिर्जना भएको
• नगदवा बैंक मौज्दात बढेको अवस्थामा डेबिट गर्नुपर्छ ।

क्रेडिट

• सम्पत्तिवा खर्च घटेको
• दायित्ववा आम्दानी सिर्जना भएको वा बढेको

गोश्वरा भौचरका प्रकारहरू

१) साधारण गोश्वरा भौचर : सामान्य आम्दानी तथा खर्चको कलमहरूलाई चढाउनका लागि तर्जुमा गरिने गोश्वरा भौचरलाई नै साधरण गोश्वरा भौचर भनिन्छ ।

            जस्तो रु १०,०००/– मा टेबल खरिद गरेमा

            डेबिट बजेट खर्च फर्निचर रु १०,०००

                                                      क्रेडिट नगद/ने.रा. बैंक रु.१०,०००

२) पेस्की गोश्वरा भौचर : कुनै मालसमान वा सेवाको प्राप्ति गर्नुभन्दा पूर्व नै सेवावापत लाग्ने कुल रकमको केही अंश पेस्कीको रुपमा दिनुपर्ने भई तर्जुमा गरिने गोश्वरा भौचरलाई नै पेश्की गोश्वरा भौचर भनिन्छ ।

३) विविध गोश्वरा भौचर : साधारण र पेस्की गोश्वरा भौचर बाहेकका कारोबारहरू विविध गोश्वरा भौचर अन्तर्गत राखिएको छ । जस्तो :

          १) चालुकोष (हाल चालुकोष प्रणाली नरहेको

          २) बजेट निकासा

          ३) सानो नगदी कोष

          ४) तलब तथा संचयकोष, आयकर, ना.ल. कोष कट्टी गर्दा उठाइने भौचर ।

          ५) धरौटी तथा कर

          ६) अन्य जस्तै रकमान्तर, सापटी, गल्ती सच्याउने, अर्थ बजेट, सालतमामी आदि ।

सालतमामी र कामतमामी गोश्वरा भौचर भन्नाले के बझ्नुहुन्छ ?

• सालभरगरिने कार्य भएमा सालतमाम भएपछि कारोबारको अन्त गरिन्छ । त्यस अवस्थामा उठाउने गोश्वरा भौचरलाई सालतमामी गोश्वरा भौचर भनिन्छ ।
• पटकेरूपमा हुने कार्य भएमा सो कारोबार सम्पन्न पश्चात अन्तमा तयार गरिने गोश्वरा भौचरलाई काम तमामी गोश्वरा भौचर भनिन्छ ।

बैंक नगदी किताव (Bank Cash Book)

        नेपाल सरकारको विनियोजन स्रेस्ता अनुसार Bank Cash Book (बैंक नगदी किताब) एक प्रमुख फाराम हो । यसलाई म.ले.प.फा.नं ५ मा व्यवस्था गरिएको छ ।

        कार्यालयमा प्राप्त हुने र खर्च हुने नगद कारोबारको हिसाब देखाउन र बैंकमा रहेको हिसाबसँग भिडाउन यो फाराम राखिन्छ । त्यसैले यसको नाम बैंक नगदी किताब राखिएको हो ।

यसको प्रयोगबाट हुने फाइदा

• नगदकारोबारको हिसाब दुरुस्त प्राप्त हुने ।
• अनियमितता,छलकपट, हानी नोक्सानी रोक्न मद्दत हुने ।
• बैंकर कार्यालयको हिसाबबीच सन्तुलन कायम गराउन सकिन्छ ।

यस कितावमा निम्न विषयहरू (खाताहरू) समावेश हुन्छन् ।

१) नगद        २) बैंक         ३) बजेट          ४) पेस्की        ५) विविध

       यी खाताहरू प्रत्येक गोश्वरा भौचर अनुसारको विवरणको आधारमा माथि उल्लिखित ५ खाताहरूमा विभाजन गर्नुपर्छ । हाल परिमार्जित बकैं नगदी किताब अनुसार जम्मा १८ महल हुन्छन् ।

बजेट हिसाब

       नेपाल सरकारको लेखा प्रणालीमा अर्को महत्वपूर्ण फाराम बजेट हिसाब हो । यसलाई म.ले.प.फा.नं. ८ मा व्यवस्थित गरिएको छ ।

       कुनै पनि कार्यालयलाई सरकारद्वारा विनियोजन गरिएको रकमको अवस्था, त्यसमध्ये बजेट निकासा र खर्चको विवरण देखाउने कार्य यस फारामले गर्दछ ।

बजेट हिसाब प्रमुख उद्देश्य

       यो फारामको प्रमुख उद्देश्य विनियोजन बाँडफाँड (बजेट बाँडफाँड)को अवस्था देखाउनु र त्यसमा नियन्त्रण कायम गर्नु हो । यो फाराम प्रत्येक महिना तयार गर्नुपर्छ । प्रत्येक गोश्वरा भौचर अनुसारको कारोबार उल्लेख गरिन्छ ।

बजेट हिसाब प्रमुख भागहरू

यस फाराममा प्रमुखत ३ खण्डहरू हुन्छन् ।

१) बजेट (आर्थिक वर्षको स्वीकृत विनियोजन)

२) निकासा

३) खर्च